Kỹ năng làm việc nhóm: “Teamwork makes Dreamwork”

Kỹ năng làm việc nhóm: “Teamwork makes Dreamwork”

            “Teamwork” (làm việc nhóm) là một từ ghép, kết hợp giữa “Team”(đội, nhóm) và “work” (công việc, nhiệm vụ). Hình thức nhóm là sự tập hợp của nhiều cá nhân khác nhau để thực hiện giải quyết một vấn đề. Mỗi người trong nhóm đều là một mắt xích quan trọng trong chuỗi và họ có kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách, quan điểm khác biệt. Do đó, Teamwork đòi hỏi sự gắn kết, nỗ lực chung để công việc nhóm hoàn thành hiệu quả.
             Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ tạo nên “Dreamwork” cho nhóm. Nhưng để tạo nên tập thể thành công không thể thiếu đi vai trò quan trọng của người dẫn dắt nhóm thực hiện. Trước khi bắt tay vào bất kỳ hoạt động xây dựng nhóm hoặc thiết lập các cuộc họp nhóm nào, các nhà lãnh đạo phải tự đặt ra một câu hỏi: Tôi đang quản lý một nhóm các cá nhân có hiệu suất cao, hay là một nhóm có hiệu suất cao? Việc đặt mục tiêu chung của nhóm là trọng tâm của quá trình, phối hợp và tận dụng tài năng của các thành viên sẽ là chìa khóa tạo nên thành công của hoạt động nhóm.
            Làm cách nào để thiết lập nhóm và đưa nhóm đi từ “Teamwork” đến “Dreamwork”? HRDC đã nghiên cứu và cùng đưa ra các bước sau:

             1. Xây dựng mục tiêu chung cụ thể và thiết thực khi làm việc nhóm.

            Có một mục tiêu chung rõ ràng là điều cực kỳ quan trọng nhất đối với bất kỳ hoạt động nhóm nào. Có thể hình dung mục tiêu mà nhóm đang hướng tới là tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề hoặc đạt được mức doanh thu bán hàng, lợi nhuận cụ thể.
            Mục tiêu chung nhóm hướng đến cần dựa trên cơ sở những báo cáo, phân tích và định hướng cụ thể. Việc đưa ra những ý tưởng viển vông, xa vời không được xây dựng trên cơ sở tiềm lực và khả năng thực tế sẽ khiến việc thực hiện trở nên khó khăn, tinh thần làm việc nhóm rời rạc, kém hiệu quả và dẫn đến thất bại. Mục tiêu càng rõ ràng sẽ khiến việc hiện thực hóa nó trở hiệu quả hơn, tạo dựng niềm tin và sự lạc quan của các thành viên trong nhóm.
            Là một nhà lãnh đạo nhóm, bạn có thể bắt đầu quá trình này bằng việc dẫn dắt teamwork bằng cách tự đánh giá về giới hạn và mức độ cần thiết của nhu cầu làm việc nhóm tới kết quả cần đạt được. Sau đó lập kế hoạch để mọi người cùng đưa ra ý kiến của mình trong một cuộc thảo luận nhóm, hãy đảm bảo mọi người cùng có thống nhất chung.
Picture Of Businessmen's Hands On White Table With Documents And Drafts

2. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của các thành viên cụ thể khi làm việc nhóm.

             Muốn dẫn dắt Teanwork của một tập thể hiệu quả, nhà lãnh đạo luôn cần coi mình như một phần của tập thể, biết lắng nghe, phân tích, khích lệ ý kiến của nhân viên. Bởi mỗi cá nhân trong nhóm đều có những điểm mạnh riêng, nhưng mỗi người đều bị giới hạn theo một cách nào đó mà người khác không có.
             Với tầm nhìn bao quát, các nhiệm vụ cần được chia nhỏ để mỗi thành viên trong nhóm biết chính xác vai trò và trọng trách mà họ sẽ đảm nhận. Hãy tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên trong nhóm và xây dựng nhiệm vụ dựa trên tiềm năng phù hợp của họ. Điều này sẽ giúp các thành viên cảm thấy được trao quyền phù hợp và tự tin khi họ hoàn thành nhiệm vụ.
             Sau khi đánh giá mức độ các công việc chính cần phải thực hiện, hãy xác định trọng tâm của quá trình phối hợp trong nhóm và cách thức thực hiện công việc. Dưới đây là 08 vai trò cần lưu ý trong bảng kế hoạch xây dựng một đội làm việc nhóm:
  • Người sắp xếp kế hoạch làm việc (Agenda Setters): xác định, truyền đạt phương hướng chiến lược và các ưu tiên.
  • Người đóng vai trò tích hợp (Integrators): đảm bảo sự tích hợp và cân bằng giữa các đơn vị, phòng ban liên quan.
  • Người thúc đẩy thực thi (Execution Drivers): lập kế hoạch, thực thi và chịu trách nhiệm giải trình.
  • Người phát triển tài năng (Talent Developers): thu hút, đánh giá, phát triển và giữ chân nhân tài.
  • Nhà ngoại giao (Diplomats): xây dựng liên kết nội bộ và phát triển các yếu tố bên ngoài.
  • Người xây dựng mô hình cho các vai trò (Role Models): định hình các giá trị, hành vi và văn hóa của tổ chức
  • Người kiến thiết (Architects): thiết kế và chuyển đổi tổ chức.
  • Người tiên phong (Trailblazers): nuôi dưỡng tinh thần học tập, đổi mới và thích ứng của tổ chức.

3. Thiết lập kế hoạch triển khai cụ công việc khi làm việc nhóm.

            Quá trình định hình, xây dựng, thực hiện và hoàn thành công việc nhóm chỉ có thể đạt được khi các nội dung công việc được xác định và triển khai cụ thể thành từng giai đoạn. Sự mơ hồ trong cách thức thực hiện công việc sẽ khiến tinh thần làm việc và hiệu suất teamwork của nhóm chịu tác động lớn.
           Kế hoạch thực hiện nên là sự tổng hợp và đóng góp của tất cả các thành viên trong nhóm. Bởi mỗi người phụ trách thực hiện sẽ có hệ thống kiến thức, kinh nghiệm về vấn đề đó sâu sắc nhất.
            Hãy xây dựng quy trình hành động nhóm cụ thể, phân công phân nhiệm cho các thành viên một cách cụ thể. Trong đó, thiết lập các cuộc họp nhóm thường xuyên (hàng tuần) sẽ là cách thức chia sẻ những gì mọi người đang làm việc, kịp thời đưa ra những đánh giá, biện pháp khắc phục kịp thời. Họp nhóm cũng là một biện pháp phát triển giao tiếp nhóm hiệu quả, gắn kết tinh thần đồng đội và triển khai công việc được kịp thời, chính xác hơn.

3. Xây dựng tinh thần đoàn kết trong Teamwork.

           Helen Keller từng nói rằng “Khi đơn độc chúng ta làm rất ít, cùng nhau chúng ta có thể tạo ra nhiều thứ.”. Câu nói này đã góp phần chứng minh rằng tinh thần đoàn kết trong một nhóm, một tập thể là sức mạnh to lớn nhất để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tinh thần đoàn kết là sợi dây gắn kết bền chặt giữa các thành viên trong nhóm, đồng tâm, đồng lòng phấn đấu, tạo dựng động lực để vượt qua khó khăn.
            Có rất nhiều cách để phát huy tinh thần đoàn kết khi làm việc nhóm. Và để đạt được mục tiêu kết nối và gắn kết, các thành viên trong nhóm luôn cần ý thức được giá trị và vai trò riêng của bản thân, xây dựng và duy trì sự bình đẳng giữa các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, không thể thiếu đi sự gắn kết, chia sẻ và giúp đỡ nhau trong việc giải quyết các vấn đề; luôn phê bình và tự phê bình, không sợ sai, sửa sai và bao che khuyết điểm cho nhau.
            Bằng cách cải thiện sự gắn kết giữa tất cả các thành viên trong nhóm, “teamwork” chắc chắn sẽ trở nên vững vàng và mạnh mẽ.

4. Phát triển văn hóa tích cực khi xây dựng Teamwork.

           Các thành viên trong một nhóm là các cá nhân độc lập. Họ đến từ các môi trường sống khác biệt, có nền tảng giáo dục, văn hóa, tính cách và quan điểm sống khác nhau. Do đó, khi làm việc trong cùng một tập thể sẽ khó tránh khỏi những mâu thuẫn, bất đồng xuất phát từ sự khác biệt đó.
           Việc thiết lập văn hóa nhóm và các yêu cầu, chuẩn mực chung của nhóm sẽ quyết định cách các thành viên trong nhóm tương tác với nhau. Vì vậy, văn hóa nhóm trong Teamwork cần được xây dựng dựa trên nền tảng của văn hóa doanh nghiệp và các chuẩn mực đạo đức, văn hóa xã hội phù hợp.
           Trong văn hóa nhóm, các thành viên trong nhóm khuyến khích lẫn nhau, tương tác với nhau trên cơ sở tôn trọng và bình đẳng. Đồng thời, tạo lập cơ hội để các thành viên thấu hiểu và gắn bó với nhau hơn. Các hoạt động thể chất, team building dã ngoại hay các buổi trò chuyện, giao lưu nên được khuyến khích phát triển.
Hrdc Teamwork Skills Softskill

5. Tích cực phản hồi và khắc phục khi làm việc nhóm.

           Khi biết được tình trạng thực tế của các hoạt động làm việc nhóm và những gì cần cải thiện sẽ tạo ra vòng phản hồi mà cả cá nhân và nhóm cần. Nếu không có phản hồi, thật khó để nhóm duy trì động lực và sẵn sàng cải thiện.
          Phản hồi phải có nhiều hình thức khác nhau – thông báo, đánh giá hiệu suất cá nhân và biểu đồ thường xuyên về tiến trình của nhóm.
         Sự phản hồi đánh giá đúng về tình hình thực tế sẽ giúp nhóm nhìn nhận và phân tích vấn đề cần khắc phục một cách chính xác nhất. Bên cạnh đó, việc tích cực phản hồi sẽ khuyến khích sự đổi mới trong nhóm, thúc đẩy các ý tưởng mới và ngăn chặn các quá trình hoạt động trở nên trì trệ, khó khăn.

6. Phát huy tối đa vai trò của người trưởng nhóm trong Teamwork.

             Với hai vai trò song song trong việc xây dựng hoạt động nhóm: người lãnh đạo và người kết nối đã đặt ra cho người lãnh đạo nhóm những trách nhiệm cực kỳ quan trọng khi thực hiện Teamwork.
            Để lãnh đạo hiệu quả, người trưởng nhóm không chỉ cần sử dụng quyền lực mà cần tạo ra sức ảnh hưởng thông qua khả năng thúc đẩy và truyền cảm hứng cho người khác hành động, từ đó thể hiện sự lãnh đạo.
            Để tạo nên sự ảnh hưởng tới nhân viên, trước hết người lãnh đạo phải là người dẫn dắt và truyền cảm hứng cho họ bằng sự đam mê và nhiệt thành với công việc, tạo dựng niềm tin với nhân viên bằng sự nhất quán trong lời nói và hành động của bản thân, biết lắng nghe, thấu hiểu và gắn kết khối nhân viên, đồng thời biết trao đi cơ hội và quyền lực cho nhân viên khi cần để thu phục niềm tin, sự trung thành và cơ hội phát triển cho chính họ.
           Để kết nối hiệu quả, người lãnh đạo cần là định hình rõ vai trò của bản thân, vai trò của mỗi cá nhân khi làm việc nhóm và tầm quan trọng của việc kết nối các thành viên. Từ cơ sở này, các phương pháp và hoạt động xây dựng mối liên hệ gắn kết các thành viên trong nhóm sẽ được thiết lập.
          Mỗi thành viên trong nhóm là một mắt xích quan trọng trong một khối gắn kết chặt chẽ, đảm nhiệm những chức năng, nhiệm vụ riêng. Nhưng đồng thời họ cũng là các cá thể độc lập, có kiến thức, kinh nghiệm và quan điểm cá nhân khác biệt. Do đó, một trong những ưu tiên hàng đầu cần được thiết lập vững chắc là mục tiêu chung mà nhóm cùng hướng tới. Đi kèm với đó là các lợi ích mà toàn nhóm, toàn doanh nghiệp và từng cá nhân sẽ đạt được. Đây sẽ vừa là động lực cố gắng, vừa là áp lực tác động tới ý thức và hành động của các cá nhân.
         Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo cần chứng minh cho các thành viên trong nhóm thấy được rõ vai trò và trách nhiệm mà họ cần thực hiện, những ảnh hưởng, tác động từ hành vi của họ tới kết quả của nhóm và với chính bản thân mỗi người. Điều này sẽ trở thành nền tảng để khắc phục, giải quyết mâu thuẫn; hạn chế được tình trạng ỷ lại, phụ thuộc lẫn nhau hay đối phó với những khó khăn từ bên ngoài.
            Dẫn dắt một teamwork hoạt động hiệu quả vừa là yêu cầu cần thiết, vừa là cơ hội để nhà lãnh đạo thử thách khả năng quản lý, gắn kết và xây dựng của bản thân. Mỗi cá nhân hành động hiệu quả, mỗi nhóm hoạt động hiệu quả sẽ dẫn đến doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Bản thân cá nhân mỗi người sẽ có thêm nhiều cơ hội được trải nghiệm và tiếp thu hiệu quả, phát huy thế mạnh bản thân, kết nối và tạo dựng thương hiệu cá nhân riêng mình. Đó là lý do tại sao “Teammwork” có thể biến “Dreamwork” thành hiện thực. (Teamwork makes Dreamwork”. 
Ngoài ra, anh, chị có thể tham khảo bài viết:
HRDC chia sẻ/sưu tầm.
CÔNG TY CP TƯ VẤN GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN SỰ – HRDC
Địa chỉ: Dolphin Plaza – 28 Trần Bình – P. Mỹ Đình 2 – Q. Nam Từ Liêm – Hà Nội
Hotline: 0866 566 366/ 0384 212 688 / 0332 595 568
Email: connect@hrdc.com.vn

Tin liên quan

Hrdc Logo Web

TIN TỨC MỚI

Hrdc Logo Web