Quản lý nhân sự bằng KPI: Nỗi đau hay chìa khóa thành công? 7 bước thiết lập KPI hiệu quả
Quản lý nhân sự chưa hẳn là khó, nhưng quản lý nhân sự mà đảm bảo KPI lại là một câu chuyện nan giải với không ít nhà quản lý, nhân sự HR lại càng đặc thù và khó khăn hơn. Bởi nếu không đo lường được hiệu quả công việc như thế nào, không biết hiệu suất làm việc của nhân viên đó tới đâu thì rất khó để doanh nghiệp có thể tồn tại lâu dài.
Bài viết này sẽ làm rõ và đưa ra quy trình giúp các HR leader/manager áp dụng KPI hợp lý vào công việc quản lý nhân sự phòng ban mình đồng thời các bạn HR newbie cũng nắm bắt được cái nhìn tổng quan về KPI trong lĩnh vực mình mới tham gia.
1. Khái niệm
KPI có tên tiếng anh là Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Bạn sẽ dễ dàng nhận thấy, thường thì mỗi tháng hay mỗi ngày, nhân viên sẽ tiếp nhận và xây dựng bản kế hoạch làm việc cho khoảng thời gian đó. Thông qua kết quả và chất lượng công việc được nhân viên hoàn thành, nhà quản lý sẽ dựa vào đó để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Chế độ khen thưởng sẽ được thực hiện dựa trên kết quả của chỉ số KPI định kỳ.
KPI nhân sự là mục tiêu đặt ra cho nhân sự trong công ty, là thước đo để đo lường mức độ thành công của HR.
Quản lý phòng nhân sự bằng KPI hiểu nôm na là quy trình quản lý nhân viên dựa vào các mục tiêu KPI đã đặt ra trước đó. Mỗi nhân viên, mỗi vị trí công việc sẽ có KPI khác nhau. Và chỉ số này cũng có thể được chia theo tuần, tháng, quý hoặc theo năm.
2. Mục đích của KPI trong quản lý nhân sự
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: KPI giúp cá nhà quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu chiến lược, xác định điểm mạnh, điểm yếu và những khía cạnh cần cải thiện trong hoạt động của phòng ban.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: KPI thúc đẩy nhân viên nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
- Tăng cường tính minh bạch: KPI tạo sự minh bạch trong đánh giá hiệu quả công việc, giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu công việc, từ đó có động lực và trách nhiệm cao hơn.
- Lập kế hoạch và phát triển: KPI cung cấp dữ liệu quan trọng để nhà quản lý lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, đào tạo và bồi dưỡng nhân viên hiệu quả hơn.
3. Phân loại KPI Nhân sự
KPI Nhân sự có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, phổ biến nhất là theo các nhóm sau:
- KPI tuyển dụng: Đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng, thu hút và tuyển chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ: tỷ lệ ứng viên phù hợp, thời gian tuyển dụng trung bình, chi phí tuyển dụng,…
- KPI đào tạo & phát triển (L&D): Đánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên, giúp nhân viên nâng cao năng lực và kỹ năng. Ví dụ: tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo, mức độ hài lòng của nhân viên sau đào tạo, hiệu quả áp dụng kiến thức sau đào tạo,…
- KPI giữ chân nhân tài: Đánh giá hiệu quả hoạt động giữ chân nhân tài, hạn chế tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Ví dụ: tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp, mức độ hài lòng của nhân viên với môi trường làm việc,…
- KPI quản lý chi phí nhân sự: Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí nhân sự, đảm bảo sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và tiết kiệm. Ví dụ: tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu, chi phí đào tạo bình quân cho mỗi nhân viên,…
4. Ví dụ về KPI Nhân sự cho từng vị trí
- Giám đốc Nhân sự: Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu chiến lược HR, tỷ lệ giữ chân nhân viên chủ chốt, mức độ hài lòng của nhân viên với bộ phận HR,…
- Chuyên viên tuyển dụng: Tỷ lệ ứng viên phù hợp, thời gian tuyển dụng trung bình, chi phí tuyển dụng,…
- Chuyên viên đào tạo: Tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo, mức độ hài lòng của nhân viên sau đào tạo, hiệu quả áp dụng kiến thức sau đào tạo,…
- Nhân viên quản lý nhân sự: Mức độ hoàn thành mục tiêu công việc, chất lượng công việc, năng lực làm việc,…
5. Áp dụng KPI Nhân sự hiệu quả
Để áp dụng KPI Nhân sự hiệu quả ngay từ đầu nhân sự cần có một kế hoạch phù hợp, bằng cách áp dụng các bước sau:
1. Xác định và Lựa chọn KPI phù hợp
- Xác định mục tiêu chiến lược của phòng Nhân sự và doanh nghiệp.
- Phân tích các vị trí công việc trong bộ phận HR và yêu cầu công việc cụ thể.
- Lựa chọn những KPI phù hợp với mục tiêu, vị trí công việc và có tính đo lường, đánh giá cao.
- Tham khảo các mẫu KPI Nhân sự sẵn có và điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp.
2. Thiết lập Mục tiêu và Ngưỡng Hiệu suất
- Xác định mục tiêu cụ thể, định lượng cho từng chỉ số.
- Cài đặt ngưỡng hiệu suất cho mỗi KPI, ví dụ: mức tối thiểu, mức trung bình, mức tối đa.
- Mục tiêu và ngưỡng hiệu suất cần SMART, như sau:
S – Specific: Mục tiêu cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Nếu các chỉ số xây dựng không đủ “SMART”, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.
3. Xây dựng Hệ thống Thu thập Dữ liệu
- Xác định nguồn dữ liệu cho từng KPI (HRIS, CRM, PM, khảo sát, báo cáo, v.v.).
- Lập quy trình thu thập dữ liệu định kỳ (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm) thật chi tiết, bao gồm các bước thực hiện, người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Nên sử dụng các công cụ tự động hóa để thu thập dữ liệu từ các hệ thống khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật của dữ liệu.
4. Phân công Trách nhiệm và Theo dõi Tiến độ
- Xác định rõ ràng chủ sở hữu cho từng KPI: Cần xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm chính cho việc hoàn thành từng KPI. Việc này giúp đảm bảo trách nhiệm được phân chia rõ ràng và mỗi cá nhân/bộ phận đều hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu chung.
- Giao quyền hạn phù hợp: Chủ sở hữu KPI cần được giao quyền hạn phù hợp để hoàn thành trách nhiệm của mình. Ví dụ, họ cần có quyền truy cập vào dữ liệu, nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết.
- Sử dụng các công cụ phù hợp: Có rất nhiều công cụ hỗ trợ theo dõi tiến độ hiệu quả, bao gồm bảng tính, phần mềm quản lý hiệu suất, bảng điều khiển trực quan, v.v. Việc lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp.
- Thiết lập mốc thời gian cụ thể: Cần thiết lập mốc thời gian cụ thể cho việc hoàn thành từng mục tiêu. Điều này giúp theo dõi tiến độ một cách hiệu quả và xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn.
- Theo dõi thường xuyên: Cần theo dõi tiến độ thực hiện thường xuyên, ít nhất là hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc theo dõi thường xuyên giúp phát hiện sớm các sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Báo cáo kết quả: Cần báo cáo kết quả hoạt động định kỳ cho ban lãnh đạo và các bên liên quan. Việc báo cáo kết quả giúp đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.
5. Đánh giá và Điều chỉnh KPI
- Sử dụng dữ liệu thu thập được từ bước 3 để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của từng KPI.
- Có thể sử dụng các biểu đồ, bảng tính hoặc các công cụ trực quan khác để so sánh kết quả thực tế với mục tiêu một cách dễ dàng và hiệu quả. Có thể phân chia KPI về 3 nhóm chính:
Nhóm A: Bao gồm các KPI quan trọng, tốn nhiều thời gian thực hiện và có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung.
Nhóm B: Bao gồm các KPI có mức độ ảnh hưởng cao hoặc trung bình, tốn ít hoặc nhiều thời gian thực hiện.
Nhóm C: Bao gồm các KPI có mức độ ảnh hưởng thấp, tốn ít thời gian thực hiện.
- Sau đó đừng quên gán trọng số cho từng nhóm, ví dụ: Nhóm A: 50%; Nhóm B: 30%; Nhóm C: 20%.
- Phân tích nguyên nhân đạt hoặc không đạt mục tiêu cho từng KPI.
- Điều chỉnh KPI khi cần thiết để phù hợp với thay đổi của doanh nghiệp hoặc thị trường.
- Trao đổi và thảo luận với nhân viên về kết quả KPI và đề xuất giải pháp cải thiện.
6. Truyền thông và Khích lệ
- Truyền đạt mục tiêu, ý nghĩa và cách thức áp dụng KPI cho toàn bộ nhân viên HR bằng cách phân phối tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc sử dụng các kênh truyền thông nội bộ như website, email, tin nhắn,… để cập nhật thông tin về KPI, nhưng hay nhất vẫn là gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với từng nhân viên HR để giải đáp thắc mắc và đảm bảo họ hiểu rõ.
- Tổ chức các buổi đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ cách thức đánh giá KPI.
- Khen thưởng và ghi nhận những nhân viên có thành tích tốt trong việc hoàn thành KPI bằng quà tặng, tiền mặt, chứng nhận, cơ hội thăng tiến hoặc ghi nhận thành tích trên website hoặc bảng tin nội bộ của doanh nghiệp.
- Tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau.
7. Điều chỉnh và tối ưu KPI
- Sử dụng kết quả KPI để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận HR và cá nhân nhân viên.
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu và những khía cạnh cần cải thiện trong hoạt động HR.
- Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, đào tạo và bồi dưỡng nhân viên hiệu quả.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Quản lý Nhân sự bằng KPI là một quá trình liên tục, cần được thực hiện thường xuyên và nhất quán.
- Cần sự tham gia và phối hợp chặt chẽ của ban lãnh đạo, phòng Nhân sự và tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
- Áp dụng KPI hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, phát triển nguồn nhân lực và đạt được mục tiêu chiến lược.
Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách ứng dụng KPI trong quản lý nhân sự. Chúc bạn thành công trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống KPI hiệu quả cho phòng ban của mình!
CÔNG TY CP TƯ VẤN GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN SỰ – HRDC
- Địa chỉ: Dolphin Plaza – 28 Trần Bình – P. Mỹ Đình 2 – Q. Nam Từ Liêm – Hà Nội
- Hotline hỗ trợ: 0866 566 366/ 0326 521 587
- Email: connect@hrdc.com.vn
